המאמר מיועד לבעלי עסקים ולמי שאחראי אצלם על המערכות, גם בלי צוות IT. הוא מציע מבנה למדיניות נתונים בשלושה חלקים: גיבוי, שמירה ומחיקה. בסופו תוכלו לכתוב מסמך של עמוד אחד, ולקבוע את בדיקת השחזור הראשונה.
רוב העסקים מגלים את מצב הגיבויים שלהם ביום הכי גרוע: אחרי מחיקה בטעות, כשל של שרת, חשבון שנפרץ או תוכנת כופר. באותו רגע מתברר אם הגיבוי קיים, אם הוא עדכני, ואם בכלל אפשר לשחזר ממנו. מדיניות נתונים פשוטה, שנכתבה ונבדקה מראש, הופכת את הרגע הזה מאסון לתקלה.
המאמר מציע מבנה למדיניות כזו בשלושה חלקים: גיבוי, שמירה ומחיקה. הוא אינו תחליף לייעוץ אבטחת מידע או לייעוץ משפטי בנושא חובות שמירה, אבל הוא מכסה את הבסיס שכל עסק צריך.
חלק א: גיבוי
מה מגבים
התחילו ברשימה של כל המקומות שבהם יש נתונים עסקיים. רשימה טיפוסית:
- אתר האינטרנט: קבצים ומסד נתונים.
- מערכת הזמנות או חנות אונליין.
- CRM ורשימות תפוצה.
- הנהלת חשבונות.
- תיבות דוא"ל.
- קבצים משותפים ומסמכים.
לכל מקום שאלו: אם הנתונים ייעלמו מחר, מה יקרה? מה שהתשובה עליו היא "העסק ייעצר" או "נאבד מידע שאי אפשר לשחזר" — חייב גיבוי.
מערכות בענן אינן מגבות בשבילכם בהכרח
שירות ענן שומר את הנתונים זמינים, אבל זה לא תמיד אותו דבר כמו גיבוי שלכם. אם משתמש מוחק נתונים בטעות, או שחשבון נפרץ והנתונים נמחקים, ייתכן שהמחיקה תשוכפל לכל העותקים. בדקו בתיעוד של כל שירות מה הוא שומר, לכמה זמן, ואיך משחזרים — ואם זה לא מספיק, הוסיפו גיבוי עצמאי.
כמה עותקים ואיפה
כלל מקובל בתחום הוא 3-2-1: שלושה עותקים של הנתונים, על שני סוגי אחסון שונים, ועותק אחד במיקום נפרד. ברוח הכלל, כדאי שעותק אחד לפחות לא יהיה נגיש מאותו חשבון ומאותה רשת שבהם נמצאים הנתונים המקוריים. כך פריצה או תוכנת כופר שפוגעות במערכת המקורית לא ימחקו גם את הגיבוי.
באיזו תדירות
התדירות נקבעת לפי השאלה: כמה עבודה מקובל עליכם לאבד? אם הגיבוי מתבצע פעם ביום, במקרה הגרוע תאבדו יום. מערכת הזמנות פעילה מצדיקה גיבוי תכוף יותר מאתר תדמית שמשתנה פעם בחודש.
בדיקת שחזור
הצעד שהכי הרבה עסקים מדלגים עליו. אחת לתקופה משחזרים גיבוי בפועל — לסביבת בדיקה, לא על המערכת החיה — ובודקים שהנתונים שלמים ושהמערכת עובדת. זו הדרך היחידה לדעת שהגיבוי באמת שמיש, וכמה זמן לוקח לשחזר.
דוגמה בדיונית: חנות אונליין גיבתה את האתר כל לילה במשך שנה. בבדיקת השחזור הראשונה התברר שהגיבוי כלל רק את הקבצים, בלי מסד הנתונים — כלומר בלי ההזמנות והמוצרים. התיקון לקח שעה; גילוי הבעיה ביום של תקלה אמיתית היה עולה הרבה יותר.
חלק ב: שמירה
לא כל מידע צריך להישמר לנצח, ולא כל מידע מותר למחוק מתי שרוצים.
- מידע שחובה לשמור: מסמכים חשבונאיים ומסמכים אחרים שהדין מחייב לשמור לתקופה מסוימת. את התקופות המדויקות יש לברר עם רואה החשבון או היועץ המשפטי.
- מידע שיש בו צורך עסקי: היסטוריית לקוחות פעילים, קטלוג, הזמנות פתוחות.
- מידע שאין בו עוד צורך: פניות ישנות שלא התקדמו, קבצים זמניים, רשומות של לקוחות שלא היו בקשר שנים.
מדיניות שמירה פשוטה היא טבלה: סוג מידע, היכן נשמר, כמה זמן שומרים, ומה עושים בסוף התקופה.
חלק ג: מחיקה
שמירה של מידע אישי שאין בו צורך מגדילה את הסיכון בלי להוסיף ערך: מידע שלא קיים לא יכול לדלוף. לכן כדאי לקבוע:
- מי מאשר מחיקה, ומי מבצע.
- איך מוחקים גם מהגיבויים, או אחרי כמה זמן הגיבויים הישנים פוקעים.
- איך מתעדים שהמחיקה בוצעה.
על ההיבטים של פרטיות ראו פרטיות ואבטחת מידע של נתוני לקוחות.
המסמך עצמו
מדיניות נתונים לעסק קטן יכולה להיות עמוד אחד:
- רשימת המערכות והנתונים בכל אחת.
- לכל מערכת: מה מגבים, באיזו תדירות, כמה עותקים ואיפה.
- מועד בדיקת השחזור האחרונה והבאה.
- טבלת שמירה ומחיקה.
- אחראי לכל חלק.
רשימת בדיקה
- קיימת רשימה של כל המקומות שבהם יש נתונים עסקיים.
- לכל מקום קריטי יש גיבוי, כולל מערכות בענן.
- עותק אחד לפחות נמצא במיקום נפרד ואינו נגיש מאותו חשבון.
- בוצעה בדיקת שחזור בשנה האחרונה, והתוצאה תועדה.
- יש טבלת שמירה, ותקופות החובה נבדקו עם יועץ.
- יש נוהל מחיקה, כולל מגיבויים.
- לכל חלק במדיניות יש אחראי.
הצעד הבא
בחרו את המערכת הקריטית ביותר לעסק, ובצעו לה בדיקת שחזור בשבועות הקרובים, לסביבת בדיקה. התוצאה תראה לכם אם יש לכם גיבוי, וכמה זמן לוקח לחזור לעבודה. גיבוי האתר הוא גם חלק מתחזוקת האתר. לליווי אפשר להיעזר בעמוד ניהול נתונים.
שאלות ותשובות
IBASTOM.CO.IL
המערכת בענן. צריך גם גיבוי משלנו?
כדאי לבדוק. ספק ענן שומר על זמינות השירות, אבל לא בהכרח מאפשר לשחזר נתונים שנמחקו בטעות או שנפגעו, ולא לכל תקופה. קוראים מה ההסכם מבטיח, ואם צריך מוסיפים ייצוא קבוע או כלי גיבוי.
כמה עותקים לשמור?
כלל אצבע מקובל: שלושה עותקים, בשני סוגי אחסון, ואחד מהם במקום נפרד. לעסק קטן זה יכול להיות המערכת עצמה, גיבוי אוטומטי בענן אחר וייצוא תקופתי שנשמר בנפרד.
איך בודקים שגיבוי באמת עובד?
משחזרים. לוקחים גיבוי ומנסים לשחזר ממנו, למשל לסביבת בדיקה, ובודקים שהנתונים שלמים. גיבוי שמעולם לא שוחזר הוא הנחה, לא גיבוי.
כמה זמן לשמור נתונים?
לכל סוג נתונים תקופה משלו: חלק נשמרים כי החוק או רואה החשבון דורשים, חלק לצורך עסקי מוגדר, וחלק אין סיבה לשמור. את התקופות קובעים עם יועץ, וכותבים במסמך המדיניות.
מחיקה מהמערכת מוחקת גם מהגיבויים?
לא מיד. העותקים בגיבויים נשארים עד שהגיבוי מתחלף או פג. המדיניות צריכה להתייחס לזה: כמה זמן גיבויים נשמרים, ומה עושים כשצריך למחוק מידע מסוים.
