המאמר מיועד לבעלי עסקים שרוצים לוודא שהנכסים הדיגיטליים שלהם, כמו מדידה, פרסום ופרופיל העסק, נמצאים בשליטתם, ולמי שמנהל עבורם את החשבונות. הוא מפרט את רמות ההרשאה בכלים הנפוצים של Google, לפי התיעוד, ומציע תהליך להעברת בעלות מספק. בסופו תוכלו לבדוק מי מחזיק בכל כלי, ולתקן את מה שצריך.
אחת הבעיות הנפוצות בניהול דיגיטל היא חשבון שהוקם על ידי ספק, עובד לשעבר או בן משפחה, ונשאר רשום על שמו. כל עוד הקשר טוב, אין בעיה. כשהקשר מסתיים, העסק מגלה שאין לו גישה לנתוני המדידה, לפרופיל העסק או לחשבון הפרסום שלו.
המאמר מסביר את רמות ההרשאה העיקריות בכלי Google הנפוצים, לפי התיעוד הרשמי, ומציע כללים פשוטים לחלוקת הגישה.
העיקרון: בעלות אצל העסק, עבודה אצל מי שצריך
- הבעלות בכל כלי צריכה להיות בידי חשבונות שהעסק שולט בהם, ולפחות בשני חשבונות שונים, כדי שעזיבה או נעילה של אדם אחד לא ינעלו את העסק.
- ספקים ועובדים מקבלים גישה ברמה שמתאימה לעבודה שלהם, ולא יותר.
- כל הרשאה מתועדת: מי, באיזה כלי, באיזו רמה, ולמה.
Google Analytics 4
ב-GA4 תפקידים ניתנים ברמת החשבון או ברמת הנכס. לפי התיעוד של Google:
- Administrator: שליטה מלאה, כולל ניהול משתמשים.
- Editor: שליטה מלאה בהגדרות הנכס, בלי ניהול משתמשים.
- Marketer: יצירה ועריכה של קהלים, אירועים ואירועים מרכזיים, וייבוא אירועים מרכזיים כהמרות ב-Google Ads.
- Analyst: עבודה עם נתונים ושיתוף ניתוחים.
- Viewer: צפייה בנתונים ובהגדרות.
אפשר גם להגביל גישה למדדי עלות ולמדדי הכנסה, למשל לספק שעובד על תוכן ואינו צריך לראות נתוני הכנסות.
Google Ads
רמות הגישה ב-Google Ads לפי התיעוד:
- Admin: שליטה מלאה, כולל ניהול משתמשים וקישור למוצרים אחרים.
- Standard: עריכת קמפיינים ופרטי חיוב, בלי ניהול משתמשים.
- Read-only: צפייה ודוחות בלבד.
- Billing: ניהול פרטי חיוב ואמצעי תשלום.
- Email-only: קבלת התראות ודוחות בדוא"ל בלבד.
נקודה שכדאי לבדוק: מי מופיע כמשלם באמצעי התשלום. אם אמצעי התשלום של ספק מחובר לחשבון, העברת החשבון בהמשך עלולה להיות מסובכת.
Google Search Console
ב-Search Console יש שלוש רמות:
- Owner: שליטה מלאה, כולל הוספת משתמשים. יש בעלים מאומתים (שאימתו בעלות באמצעות קובץ, תג או רשומת DNS) ובעלים מואצלים, שבעלים מאומת הוסיף.
- Full user: צפייה בכל הנתונים ושימוש בחלק מהכלים, בלי ניהול משתמשים.
- Restricted user: צפייה ברוב הנתונים בלבד.
כדאי לדעת: אם אסימון האימות של בעלים מאומת מוסר מהאתר או מה-DNS, האימות יכול להתבטל. לכן כדאי שהאימות יהיה בשליטת העסק, למשל ברשומת DNS. על כך במאמר על אימות Search Console.
Google Business Profile
לפרופיל עסק יש בעלים ראשי אחד, ואפשר להוסיף בעלים נוספים ומנהלים. מנהלים יכולים לערוך כמעט הכול, אבל לא להוסיף או להסיר משתמשים ולא למחוק את הפרופיל. לפי התיעוד, בעלים ומנהלים חדשים מוגבלים בשבעת הימים הראשונים בפעולות כמו העברת בעלות ראשית והסרת משתמשים אחרים.
Google Tag Manager
ב-Tag Manager יש הרשאות ברמת החשבון (צפייה או ניהול) וברמת המכולה (Container):
- Read: צפייה בלבד.
- Edit: יצירת סביבות עבודה ועריכה, בלי יצירת גרסאות ופרסום.
- Approve: גם יצירת גרסאות, בלי פרסום.
- Publish: הרשאה מלאה, כולל פרסום לאתר.
הרשאת Publish מאפשרת להכניס קוד לאתר, ולכן כדאי לתת אותה רק למי שבאמת צריך. Google ממליצה להחזיק יותר ממנהל אחד לחשבון. עוד על כך במאמר על סדר עבודה ב-Tag Manager.
העברת בעלות מספק
כשספק הקים את החשבונות, תהליך מסודר נראה כך:
- מיפוי: אילו כלים קיימים ובאיזה חשבון כל אחד.
- הוספת שני חשבונות של העסק ברמת הבעלות או הניהול הגבוהה ביותר בכל כלי.
- בדיקה שהחשבונות החדשים מצליחים לבצע פעולת ניהול, למשל להוסיף משתמש בדיקה ולהסיר אותו.
- העברת הבעלות הראשית, היכן שיש כזו (למשל בעלים ראשי ב-Business Profile).
- הורדת הרשאות הספק לרמה שמתאימה להמשך העבודה, או הסרתן.
- תיעוד המצב החדש.
דוגמה בדיונית: חנות פרחים גילתה שחשבון ה-GA4 שלה נמצא תחת חשבון של סוכנות שעבדה איתה בעבר. מכיוון שהסוכנות שיתפה פעולה, הוסיפו שני משתמשים של החנות כ-Administrator, בדקו שהם יכולים לנהל משתמשים, והורידו את הסוכנות ל-Viewer עד לסיום ההתקשרות.
רשימת בדיקה
- בכל כלי יש לפחות שני בעלים או מנהלים מחשבונות שהעסק שולט בהם.
- לספקים יש הרשאה ברמה שמתאימה לעבודה שלהם בלבד.
- אימות הבעלות ב-Search Console נמצא בשליטת העסק.
- אמצעי התשלום ב-Google Ads שייך לעסק.
- קיימת טבלת הרשאות מתועדת, ונבדקת אחת לרבעון — ראו אבטחת חשבונות ובקרת גישה.
הצעד הבא
התחילו בכלי שהכי קשה לשחזר אם תאבדו אליו גישה: לרוב Google Ads, עם ההיסטוריה ואמצעי התשלום, או פרופיל העסק, עם הביקורות. ודאו שיש בו שני בעלים מהעסק, ורק אחר כך עברו לשאר הכלים. לשגרת בדיקה קבועה ראו אבטחת חשבונות ובקרת גישה, ולליווי בסידור החשבונות ראו חשבון Google לעסק.
מקורות
- Google Analytics Help – GA4: Access and data-restriction management
- Google Ads Help – About access levels in your Google Ads account
- Search Console Help – Managing owners, users, and permissions
- Search Console Help – Verify your site ownership
- Google Business Profile Help – Manage owners & managers
- Tag Manager Help – Managing users and permissions
שאלות ותשובות
IBASTOM.CO.IL
הספק הקים את החשבונות על שמו. מה עושים?
מבקשים ממנו להוסיף את חשבון Google של העסק כבעלים או כמנהל בכל כלי, ואחר כך להעביר את הבעלות הראשית לעסק. ב־GA4 אפשר גם להעביר את הנכס כולו לחשבון של העסק. עושים את זה כשהיחסים טובים, לא באמצע מחלוקת.
איזו הרשאה לתת לספק שעובד על הקמפיינים?
את ההרשאה המינימלית שמאפשרת לו לעבוד. ספק פרסום צריך בדרך כלל הרשאת עריכה ב־Google Ads, לא ניהול משתמשים או חיוב. בעלות וניהול משתמשים נשארים אצל העסק.
מה ההבדל בין בעלים למשתמש מלא ב־Search Console?
בעלים מאומת יכול להוסיף ולהסיר משתמשים ולשנות הגדרות. משתמש מלא רואה את כל הנתונים ויכול לבצע רוב הפעולות, אבל לא לנהל הרשאות. לרוב העובדים והספקים מספיקה הרשאה של משתמש.
כמה בעלים צריך לכל כלי?
לפחות שניים מהעסק, כדי שאיבוד גישה של אדם אחד לא ינעל את העסק מחוץ לחשבון. יותר מדי בעלים זו בעיה הפוכה, כי קשה לדעת מי שינה מה.
איך יודעים שההעברה הושלמה?
נכנסים מחשבון העסק ומוודאים שהוא בעלים בכל כלי, ושאפשר להוסיף ולהסיר משתמשים. אחר כך מסירים או מורידים את הרשאות הספק לפי ההסכם, ומתעדים את המצב בטבלת ההרשאות.
